KSeF FA(3)
Opublikowana wersja KSeF FA(3) to wersja robocza - może zatem dojść do zmian w jej zakresie, zależnie od opinii i zgłaszanych uwag. Pakiet materiałów udostępnionych przez MF obejmuje głównie plik XDS z definicją struktury FA(3), opis dokumentacji pod względem zmian i materiały pomocnicze dla dostawców oprogramowania i programistów. Dzięki temu wcześniej można zapoznać się ze zmianami i dobrze przygotować się do ich wdrożenia. Według zapowiedzi wiemy, że od 1 lutego 2026 FA(3) ma zastąpić FA(2) - od tej pory wszystkie faktury przesyłane w KSeF będą zgodne z nowym schematem logicznym. Co to oznacza dla użytkowników? Modyfikacje odnoszą się głównie do technicznego aspektu działania Krajowego Systemu e-Faktur. Dopasowanie się do nowej wersji stanie się obowiązkowe dla firm, które będą musiały wystawiać dokumenty w tym systemie. Biura rachunkowe z kolei powinny sprawdzić, czy oprogramowanie będzie gotowe na KSeF i jak integracja z systemem zostanie wykorzystana w kierunku optymalizacji oraz automatyzacji działań.
KSeF w biurze rachunkowym
Istotnym zagadnieniem dla wielu przedsiębiorców jest KSeF w biurze rachunkowym. Pamiętajmy o tym, że możemy upoważnić takie biuro lub konkretną osobę do wystawiania oraz dostępu do faktur strukturalnych! W KSeF przewidziana została możliwość tego, aby podatnik wskazał podmiot uprawniony do takich działań (np. biuro rachunkowe). W efekcie faktury podatnika wystawiane są przez osoby fizyczne do tego uprawnione, czyli pracowników biura rachunkowego. W jaki sposób nadać takie uprawnienia? To zadanie jest bardzo proste. W systemie wFirma przechodzimy do zakładki Ustawienia-Faktury-e-Faktury-Krajowy System e-Faktur-Nadawanie Uprawnień, a następnie wskazujemy nadawane uprawnienia danej osobie. Dzięki temu właściciel biura rachunkowego ma dostęp do KSeF i może logować się w systemie wFirma oraz autoryzować na koncie klienta, korzystając z profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. W tym przypadku wystarczy wybrać zakres uprawnień, jakie zostały mu nadane przez przedsiębiorcę.
KSeF a faktury zagraniczne
Kolejnym ważnym pojęciem w wielu przypadkach jest KSeF faktury dla podmiotów zagranicznych. Jeśli przedsiębiorca dokonuje transakcji zagranicznych, musi wystawić fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (gdy nie została ona wyłączona z tego obowiązku). Przepisy prawne mówią o tym, że obowiązek wystawienia faktury w KSeF nie odnosi się do wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż w ramach procedur wskazanych w rozdziałach 7, 7a i 9 ustawy o VAT, sprzedaż w ramach procedury VAT OSS, czy też sprzedaż na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą własnej działalności gospodarczej. Gdy dana transakcja zagraniczna nie jest wyłączona z obowiązku korzystania z KSeF, podatnik musi wystawić fakturę strukturalną za pośrednictwem tej platformy!
Jak korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur poprzez oprogramowanie wFirma? Taka opcja pozwala na darmową integrację z KSeF w zakresie:
- Nadawania uprawnień innym osobom za pośrednictwem systemu
- Nielimitowanego wysyłania faktur przychodowych do KSeF
- Nielimitowanego pobierania faktur kosztowych i przychodowych bezpośrednio z KSeG
Proces integracji z KSeF jest tutaj bardzo prosty. Przechodzimy do zakładki Ustawienia-Faktury-E-Faktury-Krajowy System e-Faktur i zaznaczamy opcję "włącz integrację". Co ważne, możliwość włączenia i wyłączenia takiej integracji mają jedynie użytkownicy z uprawnieniami "Administrator".
Krajowy System e-Faktur ma stać się obowiązkowy dla przedsiębiorców już od 2026 roku. To oznacza, że warto jak najszybciej zapoznać się z działaniem programu i wdrożyć go w swojej firmie, aby być jak najlepiej przygotowanym na ewentualne modyfikacje w tym zakresie.
